2011年12月3日星期六
2011年12月2日星期五
PDF to JPG，原來這樣容易
用了蘋果一陣子，都習慣了傳人文檔時，先轉成PDF格式。這個基本上是內置的功能，很方便好用，也不用外掛什麼工具的。
有時想過，把一些自已制作的東西，在網誌中怎樣分享出來，也就想到要把PDF轉成JPG的似乎是最直接了。
但Acrobat Reader打開了文件，它裡面就沒有輸出JPG選項的啊？
上網搜了一下，原來容易得很：用系統內置的預覽程式打開PDF文件，然後就可以把檔案儲存為不同的格式（其中就有JPG）。最後放上網誌就簡單不過了。
原來免費東西也有不錯用的。越來越愛蘋果了。
2011年11月30日星期三
完整產品
想到產品，很多時我們都自然地拿著那件東西，定晴看著它在思考。
換個角度，原來也可以整全的來看看整條產品線的：
1. 基本產品
就是我們在賣的這件貨。比如説：一台電腦。
2. 預期產品（產品服務組合）
是客戶預期買這件貨的時候，連帶一起使用時必須有的東西。如果説的產品是一台電腦，那就必須得配備鍵盤，滑鼠，顯示器等。記得從前買電腦時，連帶兩個小音箱，網線，打印機線材，等一大堆東西跟著來的，現在，則只有一條電源線是必備的，其他東東，差不多都是選配的啦！因此，配合你的產品戰略，再著手安排相關的預期產品。如果想讓客戶感受到服務的誠意，則要多配一些別家所無的內容；如果打的是價格戰，則只好省得就省，逐樣收費了。無論怎樣，不能讓客戶感受到被騙的感覺最重要，要好好處理好客戶的期望。
3. 擴增產品（最大採購目標）
客戶使用了基本產品之後，很自然會再購買的配套產品。打印機啦，上網器材啦，備份硬盤啦，又或者掃毒軟件，商務軟件，顧問服務，等等。
4. 潛在產品（未來成長空間）
運用創意，再想想客戶未來有甚麼相關，甚至不相關的產品和服務需要。早點給客戶打個招呼，原來我們都有這些方方面面的供應，貼心之餘，也可以讓客戶見到我們的細心及專業，讓其更放心使用我們的服務。
戰略思考方面，如果基本產品上無法做成明顯的差異化，那就要從其他幾個戰場上來做文章，總之要做到比對手優勝。容易是不容易，但也不是完全沒有頭緒的。
一個客戶，得來不易。一旦進門，就應該好好把握。只要產品及服務到位，客戶享受到優質的產品，向她再推介其他，都來得相對容易，總比全新開發一個客戶要化算。按照完整產品的概念，好好計劃一下企業的產品線，各方面配套供應，慢慢把業務發展開去。
2011年11月29日星期二
平衡計分卡
平衡計分卡裡面，分成四大層面。很多時候，要把某某項目歸類，都會造成一些困惑，不知應該歸到那一類别最好。
我的做法是，因應工作特性及需要，把它們重新定義一下，經過思考及演譯過之後，概念會比較清晰一些：
1. 財務層面（戰略）
都是一些比較大的東西，目標，方向，價值等等。但凡有關戰略，市場，之類，都可以歸到此類别之下。
2. 客戶層面（戰術）
最主力要面向的群體，要如何提供服務，如何留住優質客戶。項目要怎樣推動，某一戰役要如何步署執行等。
3. 內部流程（團隊）
領導力，溝通度，解難，等團隊合作相關領域。還有就是部門功能性的東西，都一併歸到這裡。
4. 學習成長（個人）
員工個人的成長需要。如何鼓勵及栽培合適的員工。
當然，過程中還會遇到很多難以清晰界别的東西。多動腦，多嘗試，肯定會見到成果的。不畏難，不怕錯，總有成長空間的。
2011年11月27日星期日
朝聖
身為IT人的我，居然現在才往蘋果店一訪，遲是遲了點，但也真是叫人眼前一亮，沒有失望。
創意品牌，處處都有一手。單看這個遠景，已經讓人回味再回味。
在拍照的這邊橋頭，很多人停下來要拍拍呢。
回過身來，後面的海旁，很大一片工地。咦？海旁將來還能見得到海嗎？這裡號稱中環碼頭，但，真要到碼頭，還要走好一大段路啊。
東方之珠，强要海水退色。發展經濟之餘，也要好好想想如何保育。莫要太快趕走維港老先生。九龍徒步走過香港島，看來很快成真了。徹底解決海港污染，難道沒有其他方案？
回過頭，走進大商場去。正門口，高高懸掛的大蘋果，玻璃的螺旋梯，據聞都是出自教主手筆。雖云創意無疆界，此人的心思，也未免太過神奇了吧？
但見店內人山人海，誰能再質疑香港舖租貴？想要它降一點點，相信還未到時候呢！
創意品牌，處處都有一手。單看這個遠景，已經讓人回味再回味。
在拍照的這邊橋頭，很多人停下來要拍拍呢。
回過身來，後面的海旁，很大一片工地。咦？海旁將來還能見得到海嗎？這裡號稱中環碼頭，但，真要到碼頭，還要走好一大段路啊。
東方之珠，强要海水退色。發展經濟之餘，也要好好想想如何保育。莫要太快趕走維港老先生。九龍徒步走過香港島，看來很快成真了。徹底解決海港污染，難道沒有其他方案？
回過頭，走進大商場去。正門口，高高懸掛的大蘋果，玻璃的螺旋梯，據聞都是出自教主手筆。雖云創意無疆界，此人的心思，也未免太過神奇了吧？
但見店內人山人海，誰能再質疑香港舖租貴？想要它降一點點，相信還未到時候呢！
2011年11月26日星期六
開會利器
很好用的皺紋膠紙 (Masking Tape)：
小組交流時，一大堆的想法，寫在一張張紙片上（我們通常用的A5尺寸，也有時用的3x5吋白卡），然後用這個皺紋膠紙貼在牆上或者白板上，整理排列，加加減減的，一邊思考，一邊修改想法，最終得出方案來。
它的好處，不會損害牆身，不會留下膠蹟。用手就可以一小段一小段的撕出來用，它的粘度剛剛好，很多牆身都可以貼得上去，取下來也很容易。（當然，為了保險，使用前可以取一小段貼上比較不顯眼的地方先測試一下。）
如果單純用白板， 整理排列時，每次都要擦掉再寫 ，就沒它來的方便。
下次開會時，試試用這個來整理小組的想法，包保耳目一新，更能提升效率。
2011年11月10日星期四
2011年11月2日星期三
2011年10月26日星期三
橙
話説有一位爸爸，經過一天工作，拖著勞累的身軀回家。甫進家門，只見兩個小兒子正在吵吵嚷嚷的，兄弟倆在爭一個橙，幾乎就要大出手了！
想象一下，作為爸爸的你，可以採取什麼行動？
想象一下，作為爸爸的你，可以採取什麼行動？
- 隠形爸爸：什麼也不做，走入房間，任由太太去處理。
- 專制爸爸：一手把橙搶過來，兄弟倆一人一記耳光，喝令二人馬上取出課本溫習，今晚誰也別想任何活動了。
- 公平爸爸：放下公事包，去厨房取來生果刀，二話不説，把橙一分為二，每人一半，別再吵鬧，各自去玩吧。
- 聰明爸爸：放下公事包，去厨房取來生果刀，吩咐哥哥來切橙，但要讓弟弟先挑。這樣一來，小哥哥全神貫注的去分橙，弟弟也滿懷期待的注視著他想要的那一片。大家都無心情再爭吵了。
怎樣？你會採取那一個方法？是否已經想著如何作個又好又聰明的爸爸了？
再話説，這個聰明爸爸回房更衣，再出來看看兩兄弟。
小哥哥開開心心的把橙肉挑了出來，大把大把放口裡吃了。然後，啪，一聲把橙皮丟廢紙箱裡，然後去玩了。
再看小弟弟，開開心心的把橙肉挑了出來。然後，啪，一聲把橙肉丟廢紙箱裡，把橙皮用膠袋封好就放書包裡。
這下，聰明爸爸也看傻了眼，趕忙問弟弟在作什麼。弟弟開開心心的告訴爸爸：明天老師要教大家做小榚點，要弄點橙皮味呢！
怎樣？聰明爸爸的處理方案，公平是最公平了吧？也分散了敵對的立場，達至雙贏，各取一半。但，原來目標弄清楚後，其實各人都有可能得到百分百滿足的，未必一定要採取 5/5 的妥協方案。
所以，行動之前，還是要弄清楚目標為上。
2011年10月17日星期一
時間協調工具
發現一個網上免費工具：doodle.com
用以協調團隊會議時間，或者大伙活動等，都可以派上用場。
先由發起人定好主題，列出幾個時間選擇，然後電郵給眾人；大家收到電郵後，在綱上鈎選可以出席的選擇，最後發起人確認最多人能參與的時間。
很方便好用，今後約人會面可有效率得多了。
2011年10月12日星期三
客戶優先次序
最近工作忙起來，時間總是不夠用的樣子。情非得以之下，只得好好考慮客戶的優先次序，盡量善用有限的資源。
借用了日本號稱時間管理女神，勝間和代，在創造利潤的方程式一書中的概念，把客戶分為四大類：
第一位優先的是單價大，同時又願意為我們傳揚口碑的客戶。在名利雙收的大前題之下，這類客戶必然成為要關顧的首位對象。
第二位，是單價細，但傳揚口碑意慾高的人。她付出的少，自知的，也不敢要求太過；我們自身團隊要應付她，壓力也相對會低一點。她產品或服務享用的到位，在外面替我們宣揚時，也就是免佣的銷售人員，何樂而不為呢？
第三位，也就是單價細，亦無宣揚意慾的人。取其無壓力，容易食。多造一單算一單，最繄要快完工，密食當三番。
最後者，那是金額雖高，但不會替我們宣揚的客戶了。這類客戶，通常自信十足，大大口壓過來， 不容易商與，門高狗惡，要小心處理為上。一個不慎，給她拖著整個團隊的工作量，到最後得不嘗失也未可知呢。因此，把她放在最後位置，讓團隊在超高壓力下，可以得到透透氣的機會啊。
這個框架很容易用，兩個參數：單價金額大小，會傳揚口碑否。把要處理的客戶都排一排，然後按著次序，逐一處理，減少了大伙各自面對的壓力，也同時集中火力去完成當務之急，提升效率，不防一試。
2011年5月19日星期四
What's LAST?
What’s LAST?
一切會議的最後三件事。
會議也好，電話也好，如果花了人家超過一定時間（我的意見是半小時或以上），離開前，以下三件事是必須做的：
１．感言
２．下一步行動
３．下次開會時間
感言
都已經佔用了人家的時間，一聲簡單的多謝也要吧？不用長篇大論，簡單而具体的感謝就可以了。養成這個習慣，人家對你的印象必定深刻；對你自己也是一個很好的評價分析操練。若果你不知如何開始，那可以參考專家的意見：２個具体讚賞之處，另加１個可以改進的地方；記著，要讓人易於接受，提的是改進，而不是批評指正！人，總有改進的空間，讓我們一同來彼此鼓勵吧。（這個部分，如果能每天自我評測，吾日三省吾身，必定大有進步。）
下一步行動
會議中若果共同決定了的行動計劃，宜當場記下，並於會議完結時確認。一來免卻誤解，二來加强行動決心。用以記錄的表單，可以參考這裡。
下次開會時間
分開之前，別忘記約好下次會面／檢查進度的時間。可能是下一個正式的會議安排，也可能是一個簡單的電話商談。具体時間，如果能落實則最好，彼此都可以有所安排；至少也要約定一個大概的時間，例如兩周之後。這可以叫大家都知道，會議的跟進，是共同關注的，並非只流於空談。若果是項目的最後一個總結會議，那也可以協議好，收到會議記錄之後的３天之內，發一個確認電郵作結；總之要養成一種慣性：以真實行動來支持每次的會議共識。
一切會議的最後三件事。
會議也好，電話也好，如果花了人家超過一定時間（我的意見是半小時或以上），離開前，以下三件事是必須做的：
１．感言
２．下一步行動
３．下次開會時間
感言
都已經佔用了人家的時間，一聲簡單的多謝也要吧？不用長篇大論，簡單而具体的感謝就可以了。養成這個習慣，人家對你的印象必定深刻；對你自己也是一個很好的評價分析操練。若果你不知如何開始，那可以參考專家的意見：２個具体讚賞之處，另加１個可以改進的地方；記著，要讓人易於接受，提的是改進，而不是批評指正！人，總有改進的空間，讓我們一同來彼此鼓勵吧。（這個部分，如果能每天自我評測，吾日三省吾身，必定大有進步。）
下一步行動
會議中若果共同決定了的行動計劃，宜當場記下，並於會議完結時確認。一來免卻誤解，二來加强行動決心。用以記錄的表單，可以參考這裡。
下次開會時間
分開之前，別忘記約好下次會面／檢查進度的時間。可能是下一個正式的會議安排，也可能是一個簡單的電話商談。具体時間，如果能落實則最好，彼此都可以有所安排；至少也要約定一個大概的時間，例如兩周之後。這可以叫大家都知道，會議的跟進，是共同關注的，並非只流於空談。若果是項目的最後一個總結會議，那也可以協議好，收到會議記錄之後的３天之內，發一個確認電郵作結；總之要養成一種慣性：以真實行動來支持每次的會議共識。
2011年4月9日星期六
2011年4月7日星期四
下一步行動
這是從 Getting Things Done 中抽出來的一個概念，簡單，但很實用。已經成為我與同事工中作不可缺少的一環。
基上本，它只包含三個原素：
- 下一步行動
- 負責人
- 限期
就是這麼簡單的一張表，隨時隨地拿一張白紙都可以繪出來，把事項填進去，大家共同確認，然後按期跟進。
記得，三個都是必要填寫的內容，不能留空。很多時候，我們都容易忽略限期或負責人，以至事項到頭來無人跟進，都説忘記了！若果事項真的沒有當前能見的死線，那就填兩周吧，兩周後跟進結果，反對的人自然會提出來再商議，到最後肯定能有具體的日期協議出來的。又如果負責人超過一個，那也只能填上主要負責人旳名字，否則就會落入 “集體不負責” 的情況了；總之，不管有多少人參與此事，當中必定找出一個人來向最高主管負責，就是這樣（這個人就自然變成此事的最熱心人物，加繄跟進各人進度，直至完成任務）。
剩下來，最重要的，就是這個 “下一步行動” 的定立了。它必須是一句簡單，清晰，明確的句子，想好之後，大大個字寫出來，大大聲唸出來，看大家是否都能明白及認同，無反對的話，就記在表單上。其中要注意的有兩點：
- 這必須是一個 “行動”，可以讓拿到手的同事馬上操作及執行的一個行動。如果超過一個行動，那必須多開一行，不能混雜。
- 這必須是 “下一步” 能做的行動。這點比較考功夫，開始時，我們都不習慣去定義清楚什麼是下一步：例如，電腦壞了，直覺的下一步是讓技術員找人來維修；但，要找誰呢？因此，下一步改成了查看保養記錄單；但，誰有保養記錄單呢？因此，這個下一步最後可能是 “聯絡行政助理找出保養記錄單讓技術員跟進”。這看似簡單鎖碎，但要是處理不善，行動的人很容易會認為暫時不能處理，先完成其他事項，回頭再來做，結果很可能會積壓在底至終被忘記了的。
如果想用這張表來記錄多個項目的待辦事項，那就在最前頭加一個題目欄，成為四欄：
- 題目
- 下一步行動
- 負責人
- 限期
於日後跟進會議時，拿出來大家對一對，完成了的就刪掉它，享受一下完成工作的滿足感吧！
2011年3月31日星期四
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