2011年4月9日星期六

頭腦風暴

小組會議,有些時候,當要收集對某事的一些意見,在討論過程中,很容易會進入到互相指責,互相防避的局面上去。


很奇怪,當初大家的原意是研究事項,但很快會變成人與人之間的攻防戰!


這完全沒有必要,亦很阻礙整體的工作效率。


此時,重申頭腦風暴的要點至為重要,很能幫助團隊回到事件的正軌上去共同探討:


  • 不能批評
  • 歡迎隨時加入小點
  • 追求“數量”, 並非“質量”
  • 不能質詢, 旨在收集意見
  • 盡量快速列出意見
  • 不用太深入說明
  • 避免提出過於明顯的主意
  • 不用担心重覆
  • 可以在別人主意上再改進或組合成新的意見


2011年4月7日星期四

下一步行動

這是從 Getting Things Done 中抽出來的一個概念,簡單,但很實用。已經成為我與同事工中作不可缺少的一環。


基上本,它只包含三個原素:

  1. 下一步行動
  2. 負責人
  3. 限期


就是這麼簡單的一張表,隨時隨地拿一張白紙都可以繪出來,把事項填進去,大家共同確認,然後按期跟進。


記得,三個都是必要填寫的內容,不能留空。很多時候,我們都容易忽略限期或負責人,以至事項到頭來無人跟進,都説忘記了!若果事項真的沒有當前能見的死線,那就填兩周吧,兩周後跟進結果,反對的人自然會提出來再商議,到最後肯定能有具體的日期協議出來的。又如果負責人超過一個,那也只能填上主要負責人旳名字,否則就會落入 “集體不負責” 的情況了;總之,不管有多少人參與此事,當中必定找出一個人來向最高主管負責,就是這樣(這個人就自然變成此事的最熱心人物,加繄跟進各人進度,直至完成任務)。


剩下來,最重要的,就是這個 “下一步行動” 的定立了。它必須是一句簡單,清晰,明確的句子,想好之後,大大個字寫出來,大大聲唸出來,看大家是否都能明白及認同,無反對的話,就記在表單上。其中要注意的有兩點:

  1. 這必須是一個 “行動”,可以讓拿到手的同事馬上操作及執行的一個行動。如果超過一個行動,那必須多開一行,不能混雜。
  2. 這必須是 “下一步” 能做的行動。這點比較考功夫,開始時,我們都不習慣去定義清楚什麼是下一步:例如,電腦壞了,直覺的下一步是讓技術員找人來維修;但,要找誰呢?因此,下一步改成了查看保養記錄單;但,誰有保養記錄單呢?因此,這個下一步最後可能是 “聯絡行政助理找出保養記錄單讓技術員跟進”。這看似簡單鎖碎,但要是處理不善,行動的人很容易會認為暫時不能處理,先完成其他事項,回頭再來做,結果很可能會積壓在底至終被忘記了的。


如果想用這張表來記錄多個項目的待辦事項,那就在最前頭加一個題目欄,成為四欄:

  1. 題目
  2. 下一步行動
  3. 負責人
  4. 限期


於日後跟進會議時,拿出來大家對一對,完成了的就刪掉它,享受一下完成工作的滿足感吧!

2011年4月6日星期三

街頭

街頭 by shingcity
街頭, a photo by shingcity on Flickr.

透過 Flickr:
假期有空,到街上閒逛。深水埔假日街頭,人可比平日少了一些。