小組會議,有些時候,當要收集對某事的一些意見,在討論過程中,很容易會進入到互相指責,互相防避的局面上去。
很奇怪,當初大家的原意是研究事項,但很快會變成人與人之間的攻防戰!
這完全沒有必要,亦很阻礙整體的工作效率。
此時,重申頭腦風暴的要點至為重要,很能幫助團隊回到事件的正軌上去共同探討:
- 不能批評
- 歡迎隨時加入小點
- 追求“數量”, 並非“質量”
- 不能質詢, 旨在收集意見
- 盡量快速列出意見
- 不用太深入說明
- 避免提出過於明顯的主意
- 不用担心重覆
- 可以在別人主意上再改進或組合成新的意見
這是從 Getting Things Done 中抽出來的一個概念,簡單,但很實用。已經成為我與同事工中作不可缺少的一環。
基上本,它只包含三個原素:
就是這麼簡單的一張表,隨時隨地拿一張白紙都可以繪出來,把事項填進去,大家共同確認,然後按期跟進。
記得,三個都是必要填寫的內容,不能留空。很多時候,我們都容易忽略限期或負責人,以至事項到頭來無人跟進,都説忘記了!若果事項真的沒有當前能見的死線,那就填兩周吧,兩周後跟進結果,反對的人自然會提出來再商議,到最後肯定能有具體的日期協議出來的。又如果負責人超過一個,那也只能填上主要負責人旳名字,否則就會落入 “集體不負責” 的情況了;總之,不管有多少人參與此事,當中必定找出一個人來向最高主管負責,就是這樣(這個人就自然變成此事的最熱心人物,加繄跟進各人進度,直至完成任務)。
剩下來,最重要的,就是這個 “下一步行動” 的定立了。它必須是一句簡單,清晰,明確的句子,想好之後,大大個字寫出來,大大聲唸出來,看大家是否都能明白及認同,無反對的話,就記在表單上。其中要注意的有兩點:
如果想用這張表來記錄多個項目的待辦事項,那就在最前頭加一個題目欄,成為四欄:
於日後跟進會議時,拿出來大家對一對,完成了的就刪掉它,享受一下完成工作的滿足感吧!