時間協調工具

發現一個網上免費工具：doodle.com

用以協調團隊會議時間，或者大伙活動等，都可以派上用場。

先由發起人定好主題，列出幾個時間選擇，然後電郵給眾人；大家收到電郵後，在綱上鈎選可以出席的選擇，最後發起人確認最多人能參與的時間。

很方便好用，今後約人會面可有效率得多了。

客戶優先次序

最近工作忙起來，時間總是不夠用的樣子。情非得以之下，只得好好考慮客戶的優先次序，盡量善用有限的資源。

借用了日本號稱時間管理女神，勝間和代，在創造利潤的方程式一書中的概念，把客戶分為四大類：

第一位優先的是單價大，同時又願意為我們傳揚口碑的客戶。在名利雙收的大前題之下，這類客戶必然成為要關顧的首位對象。

第二位，是單價細，但傳揚口碑意慾高的人。她付出的少，自知的，也不敢要求太過；我們自身團隊要應付她，壓力也相對會低一點。她產品或服務享用的到位，在外面替我們宣揚時，也就是免佣的銷售人員，何樂而不為呢？

第三位，也就是單價細，亦無宣揚意慾的人。取其無壓力，容易食。多造一單算一單，最繄要快完工，密食當三番。

最後者，那是金額雖高，但不會替我們宣揚的客戶了。這類客戶，通常自信十足，大大口壓過來， 不容易商與，門高狗惡，要小心處理為上。一個不慎，給她拖著整個團隊的工作量，到最後得不嘗失也未可知呢。因此，把她放在最後位置，讓團隊在超高壓力下，可以得到透透氣的機會啊。

這個框架很容易用，兩個參數：單價金額大小，會傳揚口碑否。把要處理的客戶都排一排，然後按著次序，逐一處理，減少了大伙各自面對的壓力，也同時集中火力去完成當務之急，提升效率，不防一試。

目標

如果你沒有替未來的前程設定目標，那麼，你大概也不會達成目標了。

－－看自跨越鴻溝一書，原出處未能肯定

What's LAST?

What’s LAST?

一切會議的最後三件事。

會議也好，電話也好，如果花了人家超過一定時間（我的意見是半小時或以上），離開前，以下三件事是必須做的：

１．感言
２．下一步行動
３．下次開會時間

感言

都已經佔用了人家的時間，一聲簡單的多謝也要吧？不用長篇大論，簡單而具体的感謝就可以了。養成這個習慣，人家對你的印象必定深刻；對你自己也是一個很好的評價分析操練。若果你不知如何開始，那可以參考專家的意見：２個具体讚賞之處，另加１個可以改進的地方；記著，要讓人易於接受，提的是改進，而不是批評指正！人，總有改進的空間，讓我們一同來彼此鼓勵吧。（這個部分，如果能每天自我評測，吾日三省吾身，必定大有進步。）

下一步行動

會議中若果共同決定了的行動計劃，宜當場記下，並於會議完結時確認。一來免卻誤解，二來加强行動決心。用以記錄的表單，可以參考這裡。

下次開會時間

分開之前，別忘記約好下次會面／檢查進度的時間。可能是下一個正式的會議安排，也可能是一個簡單的電話商談。具体時間，如果能落實則最好，彼此都可以有所安排；至少也要約定一個大概的時間，例如兩周之後。這可以叫大家都知道，會議的跟進，是共同關注的，並非只流於空談。若果是項目的最後一個總結會議，那也可以協議好，收到會議記錄之後的３天之內，發一個確認電郵作結；總之要養成一種慣性：以真實行動來支持每次的會議共識。

頭腦風暴

小組會議，有些時候，當要收集對某事的一些意見，在討論過程中，很容易會進入到互相指責，互相防避的局面上去。

很奇怪，當初大家的原意是研究事項，但很快會變成人與人之間的攻防戰！

這完全沒有必要，亦很阻礙整體的工作效率。

此時，重申頭腦風暴的要點至為重要，很能幫助團隊回到事件的正軌上去共同探討：

• 不能批評
• 歡迎隨時加入小點
• 追求“數量”, 並非“質量”
• 不能質詢, 旨在收集意見
• 盡量快速列出意見
• 不用太深入說明
• 避免提出過於明顯的主意
• 不用担心重覆
• 可以在別人主意上再改進或組合成新的意見

下一步行動

這是從 Getting Things Done 中抽出來的一個概念，簡單，但很實用。已經成為我與同事工中作不可缺少的一環。

基上本，它只包含三個原素：

1. 下一步行動
2. 負責人
3. 限期

就是這麼簡單的一張表，隨時隨地拿一張白紙都可以繪出來，把事項填進去，大家共同確認，然後按期跟進。

記得，三個都是必要填寫的內容，不能留空。很多時候，我們都容易忽略限期或負責人，以至事項到頭來無人跟進，都説忘記了！若果事項真的沒有當前能見的死線，那就填兩周吧，兩周後跟進結果，反對的人自然會提出來再商議，到最後肯定能有具體的日期協議出來的。又如果負責人超過一個，那也只能填上主要負責人旳名字，否則就會落入 “集體不負責” 的情況了；總之，不管有多少人參與此事，當中必定找出一個人來向最高主管負責，就是這樣（這個人就自然變成此事的最熱心人物，加繄跟進各人進度，直至完成任務）。

剩下來，最重要的，就是這個 “下一步行動” 的定立了。它必須是一句簡單，清晰，明確的句子，想好之後，大大個字寫出來，大大聲唸出來，看大家是否都能明白及認同，無反對的話，就記在表單上。其中要注意的有兩點：

1. 這必須是一個 “行動”，可以讓拿到手的同事馬上操作及執行的一個行動。如果超過一個行動，那必須多開一行，不能混雜。
2. 這必須是 “下一步” 能做的行動。這點比較考功夫，開始時，我們都不習慣去定義清楚什麼是下一步：例如，電腦壞了，直覺的下一步是讓技術員找人來維修；但，要找誰呢？因此，下一步改成了查看保養記錄單；但，誰有保養記錄單呢？因此，這個下一步最後可能是 “聯絡行政助理找出保養記錄單讓技術員跟進”。這看似簡單鎖碎，但要是處理不善，行動的人很容易會認為暫時不能處理，先完成其他事項，回頭再來做，結果很可能會積壓在底至終被忘記了的。

如果想用這張表來記錄多個項目的待辦事項，那就在最前頭加一個題目欄，成為四欄：

1. 題目
2. 下一步行動
3. 負責人
4. 限期

於日後跟進會議時，拿出來大家對一對，完成了的就刪掉它，享受一下完成工作的滿足感吧！

街頭

街頭, a photo by shingcity on Flickr.

透過 Flickr：
假期有空，到街上閒逛。深水埔假日街頭，人可比平日少了一些。